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Drei Schritte zur erfolgreichen Einführung einer Costing-Software

21/01/2020, Autor: Ronny Voland

Zwischen Erfolg und Misserfolg bei der Software-Implementierung liegen manchmal nur wenige Zeilen Code. Es ist nicht schön als Software-Anbieter darüber zu sprechen und doch kommt es vor: Nicht immer verlaufen Software-Projekte für Anbieter und Kunden zufriedenstellend oder werden erfolgreich eingeführt bzw. abgeschlossen. Beispiele wie die geplatzte Einführung eines Warenwirtschaftssystems beim Lebensmitteldiscounter Lidl oder die teuere Software-Umstellung beim Öl- und Additivspezialisten Liqui Moly sind bekannte Einzelfälle und zeigen die drastischen Auswirkungen: Projekte werden gestoppt oder es muss aufwendig nachgesteuert werden.

Die Liste mit Gründen, warum Projekte scheitern, ist so lang wie unterschiedlich. Oftmals kann zu einem späteren Zeitpunkt – bei Lidl waren es sieben Jahre bis das Projekt gestoppt wurde – nicht mehr eindeutig identifiziert werden, wesalb es zu dem Misserfolg kam. Die Gründe reichen von zu eng geplanten Deadlines über unterschiedliche Erwartungshaltungen, dem Wechsel grundlegender Funktionen in einer Standardlösung oder der geringen Akzeptanz der neuen Lösung bei den Mitarbeitern.

Aus unserer Sicht als Software-Anbieter gibt es drei Voraussetzungen, um eine Costing-Software erfolgreich im Unternehmen einzuführen:

  1. Möglichst nah am Standard einer Software bleiben
  2. Auf ein starkes Projektmanagement setzen
  3. Für Veränderungen sensibilisieren und neue Prozesse konsequent umsetzen

1. Möglichst nah am Standard einer Software bleiben

Unternehmen, die zum Beispiel ihre Anforderungen an die Angebots- und Produktkostenkalkulation mit einer Standard-Lösung abdecken, können die Projekte nach der Auswahl des Anbieters schnell starten. Der Abstimmungs- und Implementierungsaufwand wird durch die Beibehaltung des Standards erheblich verkürzt. Der Anwender sichert sich die notwendige Flexibilität für die weitere Organisationsentwicklung. In vielen Fällen lässt sich Standard-Software durch geringe Konfigurationen an die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen oder die Software wird um die notwendigen Anforderungen, zum Beispiel eine zusätzliche Schnittstelle, ergänzt. Werden größere Eingriffe in die Datenstruktur vorgenommen oder Prozesse der Software grundlegend geändert, kann das dazu führen, dass der Aufwand für die spezifische Anpassung unverhältnismäßig hoch ausfällt. Insbesondere dann, wenn sich innerhalb der Zeit Änderungen ergeben oder die Zusammenhänge nicht vollständig transparent sind. Es besteht das Risiko, dass Anwender die Weiterentwicklungen der Software oder neue Versionen nicht automatisch nutzen können.

Der Einsatz einer bereits bestehenden Software-Lösung führt zu erheblichen Vorteilen, weil der Standard durch vorherige Kunden und Testphasen umfassend erprobt und dokumentiert ist. Anwender nutzen das Expertenwissen des Anbieters, die regelmäßigen Software-Updates und Releases sowie das vorhandene Dokumentations- und Schulungsmaterial. Denn – auch das ist eine Wahrheit: Eine neue Software einzuführen, heißt auch, ein neues System zu erlernen und sich auf eine neue Umgebung einzulassen.

2. Auf ein starkes Projektmanagement setzen

Jedes IT-Projekt profitiert davon, wenn es auf Seiten des Kunden und des Anbieters einen verantwortlichen Projektmanager gibt. Der Projektmanager beim Kunden ist die Schnittstelle zu den einzelnen Unternehmensbereichen und bündelt Kommunikation und Aufgaben. Das Projektmanagement auf Seiten des Software-Anbieters erstellt und koordiniert in Abstimmung mit den Kunden einen Projektplan mit Zeiten und Fristen. Zusätzlich werden die Spezifikationen – die Abweichungen von der Standardlösung und besonderen Anforderungen – erfasst. Der Projektmanager begleitet die Implementierungsphase, die durch Software-Tests und bei Bedarf durch Schulungen abgerundet wird. Eine transparente Projektsteuerung und der 1:1 Kontakt bieten sowohl dem Kunden als auch dem Anbieter eine verlässliche Orientierung und sichere Arbeitsumgebung.

Thumb nail_Buyers Resources_Checklist_frame_DE-1-1Step-by-Step zur kostenorientierten Unternehmenssteuerung. Lesen Sie in unserer Checkliste nach, wie Sie in neun Schritten erfolgreich eine Software für das Produktkostenmangement auswählen.

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3. Für Veränderungen sensibilisieren und neue Prozesse konsequent umsetzen

Eine Software-Lösung für die Kostenkalkulation unterstützt Arbeitsschritte, weil Kosten schneller berechnet und die Qualität der Kalkulationen gesichert werden können. Aber eine Software ist kein Transformator auf Knopfdruck. Unabhängig davon, welche Software im Unternehmen neu eingeführt wird, verändern sich zwangsläufig die eigenen Prozesse. Es sei denn, Unternehmen nutzen eine maßgeschneiderte Software-Lösung. 

Unternehmen erzielen die angestrebte Prozess- und Qualitätsverbesserung der Kostenkalkulation, wenn die Software-Anwendung von allen Mitarbeitern verinnerlicht wird. Arbeiten vereinzelte Mitarbeiter weiterhin in Spreadsheets oder parallel in einem anderen System, spricht das für eine geringe Akzeptanz. Workshops, Trainings oder Diskussionsforen unterstützen die Veränderung – offene Fragen können adressiert und Erfahrungsberichte zur Kostenlösung geteilt werden. So werden einerseits Schwächen erkennbar und gleichzeitig können positive Effekte der Software-Einführung transparent gemacht werden. Unternehmen bauen auf diesem Weg kontinuierlich Bedenken ab und Vertrauen in den neuen Weg der Kostenkalkulation auf. Klare Vorgaben durch das Management unterstützen den Veränderungsprozess und helfen, den Einsatz der neuen Lösung zu etablieren.

Von Anbietern einer Kostenlösung sollten Kunden nicht nur eine leistungsstarke Software erwarten können. Für die kundenspezifische Umsetzung braucht es die fachliche Expertise im Bereich Produktkostenmanagement und ein professionelles Projektmanagement. Damit sind wesentliche Grundlagen gelegt, um eine Software für die Kostenkalkulation erfolgreich im Unternehmen einzuführen.  


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Ronny Voland

Account Director | FACTON