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Wettlauf um den Auftrag: Wie Unternehmen schnell ein belastbares Angebot kalkulieren

16/04/2019, Autor: Markus Zabel

Wer im Vertrieb das Rennen um den Auftrag gewinnen will, bereitet seinen Lauf optimal vor. Das Ziel: Das schnellste Angebot zum bestmöglichen Preis. Entschieden wird das Rennen über eine effiziente und verlässliche Angebotskalkulation. Nur wer schnell und präzise kalkuliert und ein belastbares Angebot unterbreitet, bekommt den Zuschlag. Das Rennen gleicht einem Staffellauf. Jeder Läufer wird seinen Stärken entsprechend eingesetzt und die reibungslose Übergabe des Staffelstabs ist oft alles entscheidend. Im Prozess der Angebotskalkulation besteht das Staffelteam aus den unterschiedlichen Abteilungen, die an der Preisgestaltung eines Produktes beteiligt sind. Der Vertrieb ist Teamchef und Schlussläufer, der das Team koordiniert und am Ende auf den heißumkämpften letzten Metern den Stab vor der Konkurrenz über die Ziellinie trägt.

Vorbereitungsphase: Angebote interdisziplinär, mit verlässlichen Daten kalkulieren

Wie bei jedem Wettlauf ist die Vorbereitungsphase entscheidend, denn: das Team muss aufeinander eingespielt werden. Unternehmen bereiten das Rennen um den Auftrag optimal vor, indem sie die interdisziplinären Strukturen der Kostenrechnung über eine unternehmensweit einsetzbare Kalkulationslösung abbilden. Gab es früher den einen Kostenexperten, der das Wissen als Single-Source verwaltet hat, sind die Informationen heute über das gesamte Unternehmen verteilt. Oft liefern unterschiedliche Abteilungen die benötigten Daten in unterschiedlichen Formaten und auf Basis verschiedener Berechnungsmethoden.

Whitepaper: Angebote effizient kalkulieren

Für eine zuverlässige Angebotskalkulation über den gesamten Projektlebenszyklus braucht es diese unternehmensweite Sicht. Damit die standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit jedoch gelingt, wird eine standardisierte Kostenlösung zentral eingesetzt. Eine Software für die Produktkostenkalkulation mit offenen Schnittstellen zu den im Unternehmen vorhandenen Drittsystemen wie PLM oder ERP ermöglicht einen automatischen Datenaustausch und macht die kostenrelevanten Daten in der Anwendung verfügbar. So werden bspw. kundenverhandelte Prämissen, die in der Stammdatenverwaltung eines CRM-Systems hinterlegt sind, direkt in der Angebotskalkulation verwendet. Die teamübergreifende Angebotskalkulation wird durch ein zentrales Kostentool erheblich beschleunigt und die „Stolperfalle“ manuelle Datensammlung entfernt.

Der Startschuss: Konsistente Preisgestaltung von Anfang an

Fällt nun der Startschuss mit dem Eingang eines RFQ, beginnt das Team gleich mit hohem Tempo, da alle Beteiligten dank der Kalkulationslösung von Anfang an zeit- und standortunabhängig auf die gleichen Daten, kundenspezifischen Angebote und frühere Verhandlungsergebnisse zugreifen können. Das sichert die Datenkonsistenz und beschleunigt die Reaktionszeiten. Benötigte Informationen müssen nicht zeitintensiv und händisch aus allen Abteilungen zusammengetragen werden. Änderungsanfragen des Kunden werden direkt umgesetzt. Anstatt die Werte einer Kalkulation dabei unwiederbringlich zu überschreiben, wird mit jeder Änderung automatisch eine neue Kalkulation erstellt. Für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit heißt das: Änderungen und Entscheidungsgrundlagen werden gespeichert und sind über die gesamte Angebotshistorie personenunabhängig und zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar. 

Warum können Tabellenkalkulationen hier nicht mithalten? Informationen zu Änderungen, wer für sie verantwortlich ist und was die Gründe sind, gehen in dem gering standardisierten Vorgehen mit Tabellen verloren. Die Intransparenz wächst proportional zur Anzahl der Änderungen, führt zu Fehlern und verhindert eine vollständige Sicht auf die Angebotshistorie.

Grafik: Gründe, warum Tabellen in der Kalkulation zu kurz greifen

Illustration - Gründe, warum Tabellen in der Kalkulation zu kurz greifen

Quelle: FACTON GmbH

Tempo erhöhen, Rekord sichern: Systemintegriertes Versionsmanagement 

Spitzenläufer haben Rekorde im Visier, der Vertrieb das schnellste Angebot zum Besten Preis. Um hierhin zu kommen, ist es notwendig seine Lauftechnik bzw. Angebote vor Abgabe gegebenenfalls anzupassen und zu optimieren. Das Tempo erhöht sich trotzdem, wenn ein systemintegriertes Versionsmanagement zur Verfügung steht. Jede Änderung führt dazu, dass die Kalkulation automatisch als neues Projekt gespeichert wird. Kalkulationsstände bleiben erhalten und sind revisionssicher zentral gespeichert. Der Clou moderner Kostenlösungen: Ein integrierter Vergleichsmechanismus ermittelt automatisch Kostenunterschiede zwischen zwei oder mehreren Versionen und markiert diese. Manuell, mühsam erstellte und fehleranfällige Vergleichsszenarien werden damit vollständig abgelöst.

Hürden überwinden: Viele Varianten mit den richtigen Funktionen einfach steuern 

Jeder Lauf hat seine Tücken. Hürden kommen hinzu, wenn zum Beispiel mehrere Varianten kalkuliert werden müssen. Kostenexperten kennen das Problem: Die Arbeit ist komplex und die Zeit oft nicht vorhanden. Entsprechend fehleranfällig und ungenau können Angebote ausfallen. 

Softwaregestützte Kostenlösungen vereinfachen die Arbeit, weil zum Beispiel Produktvarianten aus einer Maximalstückliste erzeugt und bei Bedarf um individuelle Kundenvorgaben ergänzt werden können. Die vielen einzelnen Arbeitsschritte werden verkürzt, wenn sich bspw. über mehrere Projekte hinweg, häufig verwendete Informationen wie Preise, Mengen und Attribute über die Massendatenpflege bearbeiten lassen.

Ein vereinheitlichtes Kalkulationszeilenschema macht veränderte Werte in der Gegenüberstellung direkt ersichtlich. Der kostenseitige Einfluss möglicher Change Requests oder alternativer Fertigungstechnologien kann über die Varianten abgebildet und bewertet werden. Die Varianten lassen sich nebeneinander anzeigen, sie können einzeln ein- und ausblendet werden. Bei Bedarf werden Aktualisierungen nur für sichtbare Varianten angezeigt. Kostenexperten vergleichen neue Optionen nahezu spielerisch mit ursprünglichen Varianten und analysieren und optimieren Kosten schnell und sicher.


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Der Schlusssprint: Eigene Kalkulation in die Angebotsvorlage automatisch übertragen

Der fehlerfreie Zieleinlauf scheitert nicht selten daran, dass die Daten aus der internen Kalkulation kurz vor Abgabefrist, per Hand und unter hohem Zeitdruck in die externe Angebotsvorlage übertragen werden. Zahlendreher, fehlende Kommas, vertauschte Vorzeichen – all die klassischen Fehler der manuellen Datenübertragung passieren unter Zeitdruck noch schneller. 

Werden die Daten der internen Kalkulation per Knopfdruck in das spezifische Kundenformat überführt, ist die Angebotskalkulation sehr schnell, vollständig und richtig dem Kunden übergeben. Der gesamte Arbeitsschritt der Datenübertragung wird automatisiert und setzt Kapazitäten für die wertstiftende Arbeit frei: Die Berechnung der Kosten sowie deren Analyse und Simulation.

Kommt es auf den letzten Metern noch zu einem Kopf-an-Kopf Rennen, bringt eine fundierte Preisverteidigung oft die entscheidende Nasenlänge Vorsprung. Dank des Einsatzes der Kalkulationssoftware, kann jeder Schritt der Angebotskalkulation mit belastbaren Zahlen schnell und plausibel begründet werden.

Gewinnen: Mit einer schnell erstellten und fundierten Angebotskalkulation

Unternehmen gewinnen den Wettlauf um das beste Angebot, wenn sie Kalkulationen schnell und auf einer fundierten und verlässlichen Grundlage erstellen. Sie kommen nicht nur als erster durchs Ziel und Gewinnen den Auftrag, sie haben auch noch genügend Kraftreserven für weitere Läufe. Kurz: Sie haben über die Wirtschaftlichkeitsrechnung analysiert, ob das Projekt für sie dauerhaft rentabel ist.

Simulationen helfen, Strukturen und Verläufe von Kosten beginnend vom ‚Start of Production‘ (SOP) bis zum ‚End of Investment‘ (EOI) zu betrachten. Wird die dynamische Wirtschaftlichkeitsrechnung softwaregestützt umgesetzt, erhöht das die Verlässlichkeit der Ergebnisse. Denn: Die Einzelberechnungen mehrerer Produktionsjahre werden automatisch zusammengeführt und analysiert. Auf Knopfdruck steht eine Übersicht parat, die z. B. Materialpreissteigerungen, Inflations- oder Preisabschmelzungseffekte über den gesamten Produktionszeitraum erfasst. Parallel wird die Entwicklung des Kapitalwerts mit den zentralen Key-Performance-Indikatoren (KPIs) abgebildet. Verzeichnen Unternehmen bspw. zu Beginn der Produktion einen Gewinn bei den Produktions-Stückzahlen, kehrt sich dieser über den Projektzeitraum bei periodisch abnehmenden Produktionszahlen, sowie steigenden Material- und Fertigungskosten in einen Verlust um und führt am Ende zu einer negativen Gewinnsituation über das Gesamtprojekt.

 

 

Wettkampfanalyse: Bestleistung auf Knopfdruck abrufen 

Unternehmen, die ihre Angebotskalkulation mit einer Softwarelösung für die Produktkostenkalkulation erstellen, kalkulieren teamübergreifend schnell und sicher, bestreiten das Rennen mit konsistenten Werten, nutzen systemintegrierte Funktionen zur schnellen Kostenoptimierung und stellen zu jeder Zeit im Angebotsprozess sicher, dass das Projekt rentabel ist. Kurzum: Sie nutzen ideale Bedingungen und gewinnen auf diesem Weg den Wettlauf um den Auftrag mit dem besten Angebot.

 


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Foto Markus Zabel

Markus Zabel

Vice President Global Sales | FACTON